Безбумажный документооборот

Термин «Безбумажный документооборот» означает, что все операции над документами (согласование, изменение и т.д.) производятся в электронном виде. Подлинность документа обеспечивается с помощью электронно-цифровой подписи (ЭЦП).

Предпосылки необходимости внедрения

Традиционных и устоявшийся подход к управлению инженерной информацией является бумага. Все данные (даже если он были разработаны в компьютерной среде) превращаются в бумажные документы. Работу с бумагой практически невозможно автоматизировать, что влечет за собой следующие сложности:

  • Сложность быстрого поиска нужной информации (Попробуйте найти нужную фразу в даже в 100 страничном бумажном документе, для этого нужно внимательно просмотреть каждую страницу глазами. И уже следующий уровень сложности – сделать сводный отчет по данным из нескольких бумажных документов).

  • Сложность с доступностью информации (Для организации доступа к бумажным документам необходимо организовать изготовление копий, которых бывает недостаточно, за копиями нужно идти в архив, где информация так же ищется вручную).

  • Сложность актуализации информации и внесения изменений (Чем больше бумажных документов, тем больше времени нужно тратить на их актуализацию, в бумаге, в отличие от электронных документов, не поддерживаются обновляемые ссылки, и не работает автозамена. После внесения изменений необходимо обновить все бумажные копии, что также отнимает значительное время).

  • Длительные сроки обмена информацией (Работа с бумажными документами подразумевает физическое перемещение документов, что существенно влияет на скорость работы – сравните отправку документа почтой России и общение через электронную почту).

  • Двойной ввод информации (При работе с бумажными документами, заимствование уже существующий информации сопровождается ее копированием – т.е. повторным ручным вводом данных в новый документ).

Данный список можно продолжать очень долго, но основная мысль при этом не изменится – управление данными на основе бумажных документов, является сильным ограничивающим фактором в организации процессов поддержки жизненного цикла изделия, особенно это ощущается на стадиях инженерной подготовки производства.

Основные положения концепции

  1. Разработка, согласование, утверждение, учет и изменение всех инженерных документов осуществляется в электронном виде.
  2. Электронный документ является подлинником.
  3. Бумажные документы, выпущенные на основе электронных, являются их твердыми копиями.

Пример бизнес-процесса согласования конструкторской документации

Основные преимущества безбумажного документооборота

Переход на безбумажный документооборот преследует несколько задач. Кроме снижения финансовых затрат, внедрение безбумажных технологий направлено и на сокращение времени, связанного с процедурами обработки бумажных документов. К этому можно отнести процедуры передачи (пересылки) документов из подразделения в подразделение, согласования документов, их хранения и поиска. Также централизация инженерных данных и организация безбумажного документооборота обеспечивает возможность быстрого доступа к самым актуальным, на определенный момент времени, версиям документов.

Наличие электронного документа, в статусе подлинника, обеспечивает возможность его легального, многократного использования. Это дает возможность быстрого использования и редактирования существующих наработок.

Способы реализации концепции

Организацию безбумажного документооборота инженерных данных предлагается реализовать средствами PDM-системы.

PDM-системы позволяют автоматизировать бизнес-процессы согласования и утверждения инженерной документации. Для реализации этой возможности используется механизм Workflow.

Workflow – это полная или частичная автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания в электронном виде передаются от одного участника (бизнес-процесса) к другому для выполнения действий согласно набору руководящих правил. Workflow – в дословном переводе с английского означает поток работ/операций.

Используя механизм Workflow, пользователь описывает маршрут прохождения электронного документа в виде последовательности стадий. Для каждой стадии назначается конкретный исполнитель, сроки выполнения задания или при необходимости автоматическая операция. По завершению стадии, механизм автоматически передает задание следующему участнику, а также отслеживает выполнение установленных сроков.

По завершению бизнес-процесса, электронным документам присваивается статус (например, «Утверждено» или «В Архиве»), что обеспечивает защиту документа от последующих изменений.

В качестве инструмента, предлагается использовать программный продукт Teamcenter, обеспечивающий весь необходимый функционал для безбумажного документооборота.

Подпишитесь на новости